Pada hari Rabu, 9 Oktober 2024, Fakultas Kesehatan Masyarakat (FKM) Universitas Airlangga (UNAIR) menggelar workshop penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Ruang Sidang FKM UNAIR. Workshop ini dihadiri oleh berbagai pimpinan dan staf FKM, termasuk Wakil Dekan, Ketua Program Studi (KPS), Ketua Departemen, Kepala Bagian Tata Usaha (Kabag TU), Kepala Subbagian (Kasubag), serta Tim Satuan dan Gugus Penjaminan Mutu.
Pembukaan dan Arahan
Acara dimulai dengan sambutan pembukaan oleh Wakil Dekan I FKM UNAIR, Prof Dr. Nyoman Anita Damayanti, drg., M.Kes. Dalam sambutannya, Prof Nyoman menekankan pentingnya penyusunan SOP yang sesuai dengan standar yang ditetapkan, sebagai bagian dari upaya meningkatkan tata kelola dan pelayanan yang efektif di lingkungan FKM. Beliau juga mengingatkan bahwa SOP merupakan instrumen penting untuk menjamin konsistensi, transparansi, dan akuntabilitas dalam pelaksanaan kegiatan di setiap unit kerja.
Paparan Materi oleh Ketua SPM
Setelah sambutan pembukaan, acara dilanjutkan dengan sesi penyampaian materi oleh Ketua Satuan Penjaminan Mutu (SPM). Dalam paparannya, Ketua SPM menjelaskan mengenai prinsip-prinsip dasar penyusunan SOP yang baik, mulai dari aspek legalitas, kesesuaian dengan regulasi, hingga teknis operasional. Selain itu, disampaikan pula mengenai langkah-langkah sistematis dalam menyusun SOP yang efisien dan dapat diterapkan di berbagai unit kerja FKM UNAIR.
Inventarisasi SOP oleh Kasubag
Sesi berikutnya diisi dengan presentasi dari masing-masing Kasubag yang membahas inventarisasi SOP yang telah ada di setiap bagian. Masing-masing Kasubag memaparkan SOP yang berlaku di unit kerjanya, serta kendala dan kebutuhan perbaikan dalam penerapannya. Diskusi ini menjadi ruang bagi para peserta untuk saling memberikan masukan terkait dengan harmonisasi SOP antar bagian agar lebih selaras dan terintegrasi.
Para peserta sangat antusias dalam sesi diskusi ini, mengingat pentingnya SOP yang terstandarisasi sebagai pedoman dalam melaksanakan tugas sehari-hari. Hal ini juga menjadi upaya peningkatan mutu dan efektivitas proses kerja di lingkungan FKM.
Hasil dan Output Workshop
Workshop ini menghasilkan kesepakatan untuk memperbaiki dan menyusun ulang SOP yang sudah ada sesuai dengan ketentuan yang berlaku. SOP yang baru harus mencakup beberapa poin penting, di antaranya:
- Menetapkan proses pelaksanaan tupoksi yang memerlukan SOP
- Mengumpulkan data dan referensi pendukung (bisa menggunakan Dokumen SOP sebelumnya)
- Menentukan pihak yang terlibat dan yang bertanggungjawab terhadap proses
- Menjabarkan input dan output dari sebuah proses
- Membuat daftar urutan tahapan yang harus dilakukan
- Menentukan standar durasi penyelesaian sebuah proses
Dengan adanya SOP yang telah diperbarui dan disesuaikan dengan standar ini, diharapkan FKM UNAIR dapat lebih meningkatkan kualitas manajemen dan layanan di setiap unit kerjanya. Workshop ini juga menjadi langkah penting dalam upaya terus menerus memperbaiki dan menjaga mutu di lingkungan akademik FKM UNAIR.
Penulis: Sulistio Dyah Setyowati